Una reception libera dalle richieste che si ripetono
L'agente AI risponde ai vostri ospiti su WhatsApp, Instagram, Facebook e sito, giorno e notte. Alla reception arrivano solo i casi che richiedono una persona, con il contesto già pronto. Li gestiamo noi, voi approvate.
Richiedi la verifica gratuitaUn modulo breve, senza obbligo. Esito entro un giorno lavorativo.
Copre le chat, non il telefono. Accompagna gli ospiti interessati verso il vostro motore di prenotazione diretta.
Il problema, in una scena
Scegliete cosa guardare: com'è oggi o com'è con Reception Libera.
La demo sul vostro hotel l'avete già provata su WhatsApp. Senza il sistema, in una scena così la risposta arriva alle 8 e l'ospite può aver già scelto un'altra struttura.
Tutte le richieste arrivano alla reception, una dopo l'altra. Di notte e nel weekend nessuno risponde.
Un direttore d'hotel con spa: «Ieri la reception ha dovuto gestire 50 messaggi di clienti che chiedevano informazioni ovvie già scritte sul sito, togliendo tempo a chi era fisicamente al desk per fare il check-in e a chi voleva confermare una prenotazione.»
Era una giornata, non una media. Il sistema copre le chat, non il telefono: la routine però è la stessa.
Schema illustrativo: ogni puntino è una richiesta degli ospiti, non sono dati.
Il sistema chiude le richieste che si ripetono, giorno e notte. Alla reception arrivano solo i casi che richiedono una persona, con il contesto pronto.
Schema illustrativo: ogni puntino è una richiesta degli ospiti, non sono dati.
Esempio costruito da noiCome funziona
Il Sistema Reception Libera™ funziona così. L'agente AI risponde dal Manuale, che scriviamo noi dalle vostre informazioni: il documento con orari, servizi, regole e prezzi della struttura, più le istruzioni di comportamento che approvate voi. Se l'agente non trova la risposta, passa la conversazione allo staff con riepilogo, tono e link. Lo chiamiamo Passaggio pronto™.
- Raccoglie: le conversazioni di tutti i canali in una casella.
- Chiude la routine: la richiesta che si ripete la chiude l'agente.
- Passa il caso: quello che richiede una persona arriva allo staff già pronto.
- Lascia la mano: si ferma quando rispondete voi e riprende a caso chiuso.
- Mostra l'esito: ogni settimana un report su tutte le conversazioni.
Esempio costruito da noi. Il caso arriva alla persona dello staff che indicate voi (nome, email e telefono). Quando una persona dello staff risponde, l'agente AI si ferma da solo e riprende a caso chiuso. Il Centro di controllo è dove lo staff vede tutte le conversazioni in un posto: casella unica, contatti, app, utenti per il vostro staff inclusi.
Cosa ricevete
Aprite una voce per vedere cosa contiene.
Receptionist AI multicanale3.000 €
Gli ospiti ricevono risposta a qualsiasi ora, anche di notte, su WhatsApp, Instagram, Facebook e sito, in più lingue, anche con foto e vocali.
Algoritmo di Disintermediazione300 €
Riconosce l'intento di acquisto nelle chat e guida l'ospite direttamente sul vostro motore di prenotazione, con date e ospiti pre-compilati dove il motore lo consente. Ogni prenotazione diretta non paga la commissione delle OTA (Booking, Expedia).
Centro di controllo1.300 €
Lo staff vede tutte le conversazioni in un posto: casella unica, contatti, app, utenti per il vostro staff inclusi.
Passaggio pronto™500 €
Alla reception arrivano solo le eccezioni, già spiegate, con riepilogo, tono e link.
Sistema Staff Reply250 €
Quando risponde una persona dello staff, l'AI si ferma da sola: niente risposte doppie.
Server Privato™450 €
L'agente AI e il Manuale girano su un server privato in Europa intestato a voi, con l'accordo sul trattamento dei dati. Il setup copre l'installazione; l'hosting è compreso nel canone. Se uscite, il server resta vostro e passa a vostro carico.
Kit privacy e AI970 €
Informativa per gli ospiti, paragrafo sull'AI, lista di controlli.
Formazione dello staff450 €
Una guida di una pagina e la prova con il vostro staff.
Accesso diretto per 1 mese400 €
Scrivete ad Angelo su WhatsApp, risposta entro un giorno lavorativo.
Copia del Manualeincluso
Una copia del Manuale, da tenere voi.
Revisione risultatiincluso
I numeri misurati al giorno 90.
Valore del setup, con i bonus: 7.620 euro
Voi pagate il setup: 2.900 euro
Canone: il controllo costante, ogni mese
Da 2.753 a 3.003 euro al mese: retribuzione e oneri a carico dell'azienda di una persona a tempo pieno, con contributi e TFR (stima nostra, vedi il confronto del primo anno).
Manutenzione e ottimizzazioneinclusa
4 correzioni al mese con un modulo online e supporto dal lunedì al venerdì: le risposte restano giuste. Aggiornamento dell'infrastruttura.
Sistema di reportingincluso
Un report ogni settimana su tutte le conversazioni: vedete cosa chiude l'agente e cosa passa allo staff.
Motore di Auto-Ottimizzazioneincluso
Non dovete aggiornare le FAQ a mano: guardiamo noi le chat che l'agente non ha chiuso. Ogni mese analizziamo le conversazioni e proponiamo fino a tre aggiornamenti del Manuale, da applicare dopo l'approvazione della direzione. Il Manuale migliora nel tempo sulla base delle richieste reali dei vostri ospiti.
Controllo di saluteincluso
Monitoriamo il funzionamento e interveniamo sulle anomalie rilevate.
Intelligenza artificiale inclusainclusa
Il consumo dell'AI è incluso per l'uso normale: nessun account da creare.
1.000 messaggi WhatsApp al meseinclusi
I primi 1.000 messaggi di servizio al mese per numero (le risposte agli ospiti che vi scrivono) sono gratuiti. Oltre, Meta, la società proprietaria di WhatsApp, addebita circa 0,0248 euro a messaggio: lo anticipiamo e lo riaddebitiamo senza ricarico sulla carta che registrate.
Voi pagate il canone: 490 euro al mese
Investimento: si parte da una struttura
Installiamo il sistema su una struttura, lo misuriamo, e solo se funziona decidete se estenderlo alle altre.
A parte, a vostro nome: i messaggi WhatsApp oltre i primi 1.000 al mese (0,0248 euro l'uno, senza ricarico). Il server, uno solo per tutto il gruppo, è compreso nel canone. Alla firma si paga solo la prima rata della prima struttura.
Opzionale, dopo il giorno 60 dall'accensione: il Modulo Voce AI estende l'agente AI alle chiamate in ingresso, sul numero dell'hotel. Setup una tantum +1.500 euro, più il traffico telefonico al provider. Lo consigliamo solo a sistema chat stabilizzato.
Se funziona, aggiungete altre strutture
Ogni struttura aggiunta ha la sua partenza, la sua misura e il suo canone. Setup a prezzo ridotto:
Il setup di ogni struttura aggiunta si paga come il primo: in due rate uguali, metà alla firma dell'estensione e metà dopo che approvate la consegna di quella struttura. Il canone di ogni struttura parte dalla sua accensione.
Con la sola prima struttura. Muovete il cursore per vedere il totale se estendete.
Il primo anno, a confronto
Una persona a tempo pieno alla reception costa all'albergo da 33.000 a 36.000 euro l'anno. Il sistema, setup compreso, al massimo 8.780 euro il primo anno: circa quattro volte meno, e risponde sulle chat anche di notte e nel weekend.
Stima nostra della retribuzione e degli oneri a carico dell'azienda per una persona a tempo pieno, livello 4 del contratto Turismo, con contributi e TFR: da 2.753 a 3.003 euro al mese, calcolati sulle aliquote del 2026. Non comprende scatti di anzianità, sostituzioni per ferie e malattia, straordinari. I 8.780 euro sono il massimo: il canone parte dall'accensione.
I risultati dei nostri clienti
Conversazioni chiuse senza avvisare lo staff, aprile-settembre 2026. Dati provvisori.
La parte più scura della barra è la fascia. Per Ryans e Coral dipende da come si contano i passaggi allo staff (due metodi). Per canale va da un hotel all'altro. Per questo la soglia della Garanzia Reception Libera è al 50%, sotto il minimo osservato su WhatsApp.
Un solo gruppo cliente, hotel di Ibiza: non sono hotel 4 stelle con spa. Dati storici delle implementazioni indicate, non risultati garantiti. La gestione senza escalation, cioè senza avvisare lo staff, non certifica la correttezza di ogni risposta.
Cosa dicono i clienti
Le garanzie
Sono due, nell'ordine in cui scattano.
Garanzia di approvazione (alla consegna)
Il setup è in due rate da 1.450 euro. La prima si paga alla firma del contratto. La seconda si paga solo dopo che approvate la consegna, dopo la prova con il vostro staff. Se non approvate e non volete andare avanti, vi restituiamo la prima rata e il Manuale resta vostro. Approvata la consegna, il setup non si rimborsa. I termini per approvare e per la restituzione della prima rata sono scritti nel contratto, che leggete prima di firmare.
Garanzia Reception Libera (al giorno 45)
- Giorno 45 dall'accensione: misuriamocontiamo le conversazioni che l'agente ha chiuso da solo, cioè senza avvisare lo staff. Soglia: almeno la metà. È sotto il minimo che abbiamo misurato (WhatsApp, 53%): un impegno che possiamo mantenere, non un obiettivo ambizioso.
- Sotto la metà: 30 giorni in piùlavoriamo altri 30 giorni senza oneri aggiuntivi: pagate solo il canone di sempre, 490 euro. Poi misuriamo di nuovo, sulle conversazioni di quei 30 giorni.
- Ancora sotto: rimborsovi rimborsiamo i primi due canoni (980 euro) con bonifico entro 7 giorni dalla seconda misura, e uscite senza penali. Il rimborso riguarda i canoni; il setup approvato non si rimborsa.
Vale se consegnate il materiale, rispondete entro 3 giorni lavorativi ai casi che l'agente passa al vostro staff e chiedete le modifiche con il modulo online per le correzioni. «Chiusa da sola» è la stessa misura dei dati qui sopra. La misura si fa per struttura: ogni struttura ha la sua accensione.
Un limite: servono almeno 50 conversazioni (se al giorno 45 sono meno, si aspetta fino a 50, al massimo al giorno 90); sotto 50 la garanzia si chiude senza rimborso. Se la vostra struttura riceve meno di 50 conversazioni in 90 giorni, questa garanzia non si può misurare e non si applica; la Garanzia di approvazione resta.
Il percorso, in tre fasi
Ogni fase vi lascia un risultato in mano. Si passa alla successiva quando avete quello della precedente.
- Fase 1: Preparazionedalla firma alla partenzaAlla fine aveteIl materiale controllato e la data di partenza certa: da lì si contano i 14 giorni per accendere il sistema.
- Fase 2: Costruzione e provagiorni 1-14Alla fine aveteIl sistema acceso, che risponde ai vostri ospiti anche di notte e nel weekend. Lo ha provato il vostro staff e l'avete approvato voi.
- Fase 3: Stabilizzazione e misuradall'accensione: misura al giorno 45, numeri finali al giorno 90Alla fine aveteI numeri misurati sulla vostra struttura: quante conversazioni chiude l'agente da solo. Al giorno 45 la misura della Garanzia Reception Libera, al giorno 90 i numeri finali.
Il setup si paga in due rate da 1.450 euro: la prima alla firma, la seconda quando approvate la consegna. Il canone parte dall'accensione. I 14 giorni per accendere il sistema partono da quando abbiamo ricevuto e controllato tutto; i giorni 45 e 90 si contano dall'accensione.
Dalla richiesta alla firmaprima della Fase 1
Richiedete la verifica gratuita: un modulo breve, senza obbligo, e rispondiamo entro un giorno lavorativo. Se la struttura è compatibile, vi mandiamo il pacchetto di attivazione, il modulo di accettazione (prezzi e condizioni uguali a questa pagina), il contratto e l'accordo sui dati degli ospiti. Firmate e pagate la prima rata, e vi mandiamo la guida per collegare il numero WhatsApp.
I sette elementi da consegnarciper la Fase 1
I sette elementi da consegnarci
Il pacchetto di attivazione, una guida che vi mandiamo per email prima della firma, li spiega uno per uno, con i costi di terzi e che cosa succede dopo. Spuntate quelli che avete già pronti: non salviamo nulla.
0 su 7 pronti
Avete tutto: siete pronti a partire.
Domande frequenti
E se l'agente sbaglia o non sa rispondere?
Risponde sulla base del Manuale che approvate voi e non inventa prezzi o servizi. Reclami, emergenze e richieste fuori dalle regole passano a una persona dello staff con il contesto già pronto. Se l'informazione sbagliata è nel Manuale, la cambiamo con una correzione. Se il sistema si comporta in modo diverso dal Manuale, è un'anomalia: la ripristiniamo noi.
Il sistema si collega al nostro gestionale?
Il collegamento al gestionale o al motore di prenotazione lo verifichiamo caso per caso prima della firma e l'esito è scritto nella verifica. È incluso se il vostro sistema ha API aperte (un collegamento tecnico pubblico), il collegamento è in sola lettura (disponibilità e tariffe) e non serve sviluppo su misura. Negli altri casi lo quotiamo a parte, con il costo di accesso del fornitore a carico vostro. Il sistema non scrive mai sul gestionale.
Dove stanno i nostri dati e quali piattaforme usate?
Il Sistema Reception Libera™ viene installato su un server privato in Europa intestato a voi. Sul server stanno l'agente AI e il Manuale. La casella unica e l'archivio contatti sono su GoHighLevel, una piattaforma esterna con dati esportabili. Il testo delle conversazioni passa dal fornitore del modello AI. I software che usiamo sono open source o a codice disponibile, con le loro licenze, e ogni modifica del Manuale la approva una persona della direzione.
E per la privacy degli ospiti?
Costruito per il GDPR: server in Unione Europea intestato a voi, accordo sul trattamento dei dati (art. 28) firmato con noi, informativa per gli ospiti inclusa nel Kit privacy, dati esportabili e cancellabili su richiesta. Il titolare del trattamento resta la vostra società; noi siamo il responsabile.
Cosa succede se decidiamo di uscire?
Il Manuale, i vostri dati e il server restano vostri, e il server passa a vostro carico; perdete la gestione (report, correzioni, miglioramento mensile, controllo di salute, supporto). Dal giorno 90 potete scegliere di gestire il sistema da soli, e vi diamo il kit: documentazione, formazione registrata ed esportazioni. È una scelta vostra: se restate con noi, il canone resta 490 euro e non cambia nulla. Se gestite da soli, il server passa a vostro carico, il Centro di controllo costa 49 euro al mese e il consumo dell'AI lo pagate al fornitore.
Copre anche le telefonate?
Il sistema copre le chat, non il telefono. Come modulo opzionale c'è il Modulo Voce AI, che estende l'agente AI alle chiamate in ingresso: lo consigliamo solo dopo il giorno 60 dall'accensione, a sistema chat stabilizzato. Setup una tantum +1.500 euro, più i costi di traffico telefonico al provider.
Cosa succede se premo il pulsante?
Un modulo breve, senza obbligo. Controlliamo quante strutture avete, i canali che usate e i sistemi da collegare. Entro un giorno lavorativo vi comunichiamo un primo esito di compatibilità. Se positivo, vi inviamo i passaggi per procedere con l'attivazione.
In sintesi
La reception libera dalle richieste che si ripetono, operativa in 14 giorni
- Per chi dirige. Meno messaggi di routine da seguire fuori orario: ai vostri collaboratori arriva solo il caso che richiede una persona, con il riepilogo già pronto, e ogni modifica del Manuale passa dalla vostra approvazione.
- Due garanzie. La prima rata restituita se non approvate la consegna; poi 30 giorni in più senza oneri aggiuntivi e, se la misura resta sotto la soglia, il rimborso dei primi due canoni.
- Setup: valore 7.620 euro, voi pagate 2.900. Canone: 490 euro al mese. Una persona alla reception costa da 33.000 a 36.000 euro l'anno; il sistema, setup compreso, al massimo 8.780 il primo anno.
Alla firma, accettate di consegnarci i sette elementi, rispondere entro 3 giorni lavorativi alle prove con il vostro staff e ai casi che l'agente AI vi passa, chiedere le modifiche con il modulo correzioni e firmare contratto e accordo sui dati degli ospiti (li prepariamo noi).
Richiedi la verifica gratuita
Angelo Ranieri
Founder · FutureLens
Chi siamo. Angelo Ranieri ha fondato FutureLens con Patrizia Giampà. Per 9 anni ha lavorato nelle vendite B2B. Con Seed Media Agency abbiamo costruito il primo assistente AI per un parco nazionale, il Vesuvio (6.441 contatti gestiti in 10 mesi, nel 2025).